La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents au Haut-Commissariat à l’Initiative 3N (HC3N) est l’une des activités de renforcement des capacités institutionnelles prévues dans le cadre de la Plateforme Nationale d’Information pour la Nutrition (PNIN).
L’objectif principale de la GED est de doter le HC3N d’un système permettant d’assurer une meilleure gestion de la connaissance et de veiller à l’intégrité, la protection, la disponibilité des documents tout en préservant ainsi la confidentialité des documents de l’institution. A terme, cet outil permettra de numériser et de conserver les documents existants, de classifier et d’indexer tout nouveau document entrant ou sortant. Enfin, la GED doit permettre un gain de temps à travers la gestion et signature électronique des courriers entrants et sortants.
Dans la mise en œuvre des activités de la GED, la première phase, a permis d’élaborer le cahier des charges élaboré par l’Assistant Technique de la PNIN (AT-PNIN) qui a été validé par le HC3N. L’équipe PNIN a également rédigé les termes de références qui définissent les objectifs, la méthodologie à utiliser et les résultats attendus sur la fonctionnalité et les spécifications techniques (mise en réseau, workflow, etc). Sur cette base des demandes de cotation ont été lancées pour identifier un prestataire de services pour accompagner le processus de mise en place de la GED. En parallèle, des recommandations et préalables ont été formulées suite à la réalisation d’un état des lieux du système informatique du HC3N pour assurer l’atteinte des résultats : 1/ la mise aux normes du réseau ; 2/ la mise aux normes de la salle des serveurs ; 3/ la mise aux normes du parc informatique.
Afin d’assurer les responsabilités et le suivi pour le bon déroulement des activités de la mise en place de la GED, un point focal en charge de la GED au HC3N a été identifié, des nouveaux agents ont été recrutés par le HC3N (informaticien et spécialiste GED) et un Comité GED a été mis en place regroupant des cadres du HC3N, l’informaticien de la PNIN et l’AT/PNIN. Un Comité Ah doc chargé de la sélection du prestataire et du suivi des travaux de la GED a été mis en place par décision N°123/MP/INS/DG/DRH/DARC du 25 octobre 2019. Ce comité a d’analysé et évalué les offres, puis sélectionné le prestataire pour le déploiement de la solution GED. Le comité GED a également suivi la mise en œuvre des recommandations initialement identifiées et ainsi achevé :
- la mise aux normes du réseau: installation de la Boucle Locale Radio (BLR) pour l’interconnexion du siège HC3N avec l’annexe ; acquisition des bornes wifi supplémentaires afin d’assurer la couverture réseau au niveau des deux bâtiments et la création de deux réseaux wifi (HC3N-Pro, HC3N-Invité) ;
- la mise aux normes de la salle des serveurs: nettoyage et réfection de la salle serveur ; installation d’un système de double climatisation alterné ; installation d’un onduleur 3-5Kv ; installation d’un détecteur de fumée ; installation et le paramétrage du serveur.
- la mise aux normes du parc informatique: acquisition de nouvelles machines Core i5 ou i7 dotées de carte wifi ; installation de la dernière version Windows 10 sur les machines existantes ; maintenance de l’imprimante/scanneur de haut niveau Canon C72601.
Les travaux d’installation de la GED sont en cours de finalisation. Il s’agit maintenant de : 1/ finaliser l’installation de la BLR par des tests de connectivité de bout en bout ; 2/ finaliser le paramétrage de la solution en intégrant la nomenclature des documents du HC3N ; 3/ élaborer le plan de formation en fonction de l’organigramme du HC3N et des différents intervenants ; 4/ démarrer la formation par groupe d’utilisateur ; 5/ mettre en route le processus de « scannage des documents »
Le Haut-Commissariat à l’Initiative 3N (Les Nigériens Nourrissent les Nigériens) a mise en œuvre toutes les recommandations et les actions permettant d’accélérer l’accomplissement des activités de la GED. La PNIN continuera d’appuyer le Comité GED dans le déploiement des outils, le suivi de la formation, l’archivage et indexation des documents.